Office manager (contabilitate primara, resurse umane)

Actualizat: 04 iunie 2021, Cluj-Napoca

Suntem o firma mică, de 17 angajați, și, astfel, sarcinile postului de office manager sunt diverse. Avem nevoie de cineva responsabil, ordonat și conștiincios, care să preia o parte din task-urile acestui post.

În acest moment lucram cu toții de acasă, dar este posibil sa ne întoarcem la birou pana la sfârșitul lui 2021. Biroul nostru este pe strada Eugen Ionesco nr. 49F, Cluj-Napoca. În perioada inițială, de pregătire, noul angajat se va întâlni la birou cu colega ce îi asigură pregătirea.

Sarcinile acestui post sunt împărțite între doi angajați, iar colega noastră, care are multă experiență, va pregăti noul angajat pentru preluarea treptată a tuturor atribuțiilor. Cei doi angajați pe acest post se înlocuiesc între ei pe perioada concediilor, după perioada de pregătire.

Este un plus dacă noul angajat are experiență cu unele dintre sarcinile prezentate, dar nu este absolut necesar; se poate dobândi pe parcurs.

Programul obișnuit de lucru este 9 - 17:30, dintre care 30 de minute este pauza de masă. Însă, programul poate fi modificat pentru a se adapta nevoilor noului angajat.

Sarcini principale ale noului angajat

Sarcini administrative în domeniul resurselor umane:

• Înregistrează concediile medicale și de odihnă
• Postează anunțuri de angajare și realizează interviuri telefonice preliminare cu candidații pentru angajare
• Întocmește dosarul de angajare și cel de lichidare
• Plătește salarii și comandă online tichete de masă
• Se asigură că angajații se pontează online și își completează task-urile realizate
• Gestionează relația cu furnizorii de medicina muncii, SSM si PSI.
• Menține legătura cu firma de contabilitate în ceea ce privește salarizarea.

Sarcini legate de clienți și încasări:

• Ține registrul de casa (puține încasări)
• Înscrie oferte publice în SICAP
• Post-facturare Google Workspace
• Păstrarea relației cu firma de contabilitate și rezolvarea problemelor sesizate de aceasta

Sarcini administrative și legate de furnizori:

• Cumpărături pentru birou, bilete avion, cazare
• Se asigură că responsabilul de curățenie își face treaba bine
• Actualizează Regulamentul de Ordine Interioară, dacă e nevoie.
• Transmite și primește colete, înregistrează numere de intrare/ieșire documente
• Pregătește dosarele cu documente pentru contabilitate
• Întocmește și transmite diverse acte pentru autorități
• Alte sarcini administrative

Sarcini secundare (realizate doar pe perioada concediului colegei)

Aceste sarcini nu vor fi făcute în prima perioadă după angajare, pentru a avea timpul necesar de învățare:

• Înregistrează încasările de la clienți in CRM din: online banking, card online, ocazional numerar (aprox. 2-3 pe an)
• Oferă informații clienților prin email sau telefonic referitoare la încasări, domenii internet și conturi de client.
• Altele

Ce oferim:

• bonuri de masă
• decontare transport în comun (când ne vom întoarce să lucrăm din birou)
• o sumă lunară de 400 de lei pentru a acoperi cheltuieli cu munca de acasă (nu sunt necesare facturi sau justificări)
• concediu de odihnă 20 de zile pe an
• Un nume de domeniu internet și un serviciu de găzduire web basic
• Mediu de lucru online și unelte software pentru a facilita munca

Dacă vrei să faci parte din echipa noastră, trimite-ne CV-ul tău la [email protected].