De ce să folosești G Suite – soluția de email și colaborare de la Google?

Actualizare G Suite se numește acum Google Workspace și include noi facilități.

Trăim într-o eră a vitezei în care informația trebuie să fie ușor accesibilă, controlabilă  și transmisibilă. Acest lucru este unul important mai ales în cadrul unei afaceri de succes, unde vrei ca angajații tăi să fie la curent cu toate noutățile din cadrul firmei și nu numai. Stocarea datelor și instrumentele de colaborare  reprezintă și ele un aspect important în tot acest sistem. Având angajați bine informați, o comunicare eficientă între departamente cu acces rapid la informații și instrumentele interne, vei avea rezultatele scontate.

O soluție care să conțină toate aceste necesități pentru utilizatori există și poartă numele de Google G Suite. Acesta a fost creată pentru a rezolva anumite probleme de productivitate în cadrul companiilor. Recent și noi am devenit parteneri Google pe soluția G Suite și comercializăm în cadrul ofertei noastre de găzduire web serviciile lor, pe care de asemenea le utilizăm în cadrul companiei noastre.

Google G Suite, cunoscut inițial sub numele de Google Apps, a fost lansat pe piață la 28 August 2006, de Google. Din acel moment a cunoscut o creștere fulminantă mai ales în mediul de afaceri pentru care de altfel s-a și lansat. Aplicația din starea ei inițială a suferit mai multe  îmbunătățiri de-a lungul timpului, ajungând la ceea ce azi Google numește G Suite. Numele este unul sugestiv fiind vorba în cadrul serviciului de o suită de aplicații ce pot fi utilizate pentru email, comunicare, stocare de date online, creare și partajare online de documente, videoconferințe, calendare  și multe altele.

Ce conține un cont G Suite?

În cadrul contului de G Suite utilizatorul va putea utiliza o serie de aplicații pe care le vom enumera și cărora le vom prezenta scopul și întrebuințările în cele ce urmează:

1. Gmail

Este un serviciu de email ce poate fi accesat pe web, adică într-un browser, nefiind nevoie să îți configurezi adresa de mail într-un client de mail. Gmail din G Suite are aceeași interfață ca și varianta gratuită. Google a dorit să păstreze aceeași direcție și pentru Gmail-ul din G Suite întrucât existau foarte mulți utilizatori care foloseau varianta gratuită și în acest fel tranziția de la adresa de mail personală la adresa de la locul de muncă să nu implice alte cunoștințe avansate de utilizarea a emailului sau a unui client de mail.

Mulți dintre noi am utilizat sau utilizăm o adresă de email personală de la Google de forma nume@gmail.com și suntem familiarizați deja cu interfața si facilitățile oferite. Diferența în cazul G Suite va fi că folosim o adresă de forma nume@domeniu.tld, unde domeniu.tld reprezintă numele domeniului tău sau al companiei pentru care lucrezi. O altă diferență este că în varianta plătită de Gmail nu sunt afișate reclame în contul de email.

2. Google Docs, Sheets, Slides, and Forms

Google Docs este un procesor online de text, Google Sheets permite crearea și manipularea online a foilor de calcul, iar Google Slide poate fi folosit pentru a crea și salva prezentări. Google Forms permite creare de formulare online, sondaje de opinie personalizate sau teste și de asemenea stochează datele colectate.

În 2014 Google a introdus suportul de la Office astfel că toate utilitarele menționate mai sus nu mai au nevoie de conversie la descărcare sau încărcare.

Un avantaj major este acela că fișierele pot fi create și manipulate online, direct din browser. Ai așadar la îndemănă oriunde și oricând uneltele necesare pentru a-ți desfășura activitatea. Îți poți descărca documentele și local, astfel nu vei avea nevoie de conexiune la internet pentru a vizualiza sau edita documentele.

3. Google Drive

Este un serviciu de stocare și sincronizare de date. Aici, în funcție de spațiul de stocare disponibil conform pachetului ales, vei putea stoca atât datele create cu Google Docs, Sheets, Slides sau Forms cât și alte tipuri de date ca imagini, arhive sau alte fișiere personale.

Pe lângă faptul că în Google Drive pot fi încărcate orice tip de fișiere există și posibilitatea de a le partaja cu oricine. Nu există limitări la nivelul echipamentelor de pe care se pot accesa și modifica fișierele, fie că este vorba despre un laptop, o tabletă sau un telefon mobil. De exemplu, putem avea pe laptop sau calculator un fișier sau folder în care facem frecvent modificări. Pentru a nu fi nevoiți de fiecare dată când modificăm ceva local să urcam din nou fișierul pe Drive există opțiunea de sincronizare. Astfel, orice modificare făcută local pe calculator se reflectă automat în Drive și invers.

În funcție de planul ales Google Drive din G Suite vine cu un spațiu de stocare la nivel de utilizator începând de la 30 GB, 1 TB sau nelimitat. Se poate descărca conținutul Google Drive și local, iat astfel îl vei putea accesa chiar și fără o conexiune la internet.

4. Google Hangouts

Este serviciul de mesagerie care permite conversații de tip text, voce sau video. În cadrul unei conferințe video pot participa până la 25 de utilizatori.  Ca parte a G Suite, Google Hangouts permite partajarea ecranului de către utilizatori având anumite funcții speciale.

Ecranul se focalizează în mod automat pe persoana care vorbește și funcția „intelligent muting” previne zgomotul de fundal pentru a avea o conversație cât mai clară.

Este o soluție ideală pentru companiile care au puncte de lucru aflate la distanță și nu numai. Cu ajutorul Hangouts se pot ține conferințe sau prezentări la distanță astfel că informația poate fi transmisă mult mai rapid decât în cazul clasic al unei deplasări a angajaților într-o locație comună pentru a susține evenimentele dorite.

5. Google Calendar

Este un calendar online la care au acces toți membri dintr-un cont și în care pot crea evenimente. La crearea unui eveniment, de exemplu o întâlnire pot fi invitați membri din cadrul companiei și nu numai. Aceștia sunt notificați pe email, iar inițiatorul evenimentului este de asemenea notificat în legătură cu cine a acceptat sau nu a acceptat invitația.

Funcționează fără probleme și pe dispozitivele mobile permițând utilizatorului să aibă în orice moment acces la agenda sa. Se integrează bine cu o serie de programe externe, ceea ce face posibil ca aplicațiile terților (Ex soluțiile CRM ) să poată adăuga cu ușurință întâlniri și mementouri. Ca și parte a G Suite permite punerea la dispoziție către publicul consumator a calendarului din cadrul companiei. Clienții pot fi așadar la curent cu toate noutățile sau lansările ce vor avea loc în cadrul firmei.

Folosind un algoritm bine gândit, Google Calendar poate stabili întâlniri sau evenimente pe baza programului membrilor din cont. Găsește astfel timpii optimi disponibili și ne sugerează și o locație în acest sens.

6. Google+

Este o rețea socială asemănătoare cu Facebook sau Twitter, a celor de la Google. Permite postarea de fotografii sau stări. Se bazează pe înscrierea utilizatorilor în așa zisele cercuri sau comunități adresate unui subiect anume.

Spre exemplu, ca și utilizator al Google+ ai posibilitatea să te înscrii într-un grup care are că temă găzduirea web. Acolo vei putea să împărtășești cu ceilalți utilizatori ideile sau experiențele tale și poți afla la rândul tău lucruri noi.

7. Google Sites

Permite crearea și editarea de site-uri web din cadrul G Suite și nu necesită cunostințe avansate de programare web sau web design.

8. Google Keep

Google Keep oferă o varietate de întrebuințări ce permit utilizatorului să își creeze notițe personalizate, pe bază de text, imagini și voce.

9. Alte servicii

• Google Vault
• Jamboard

Cum poți beneficia de serviciile G Suite?

G Suite oferă toate beneficiile de mai sus contra cost, existând în acest moment 3 pachete disponibile cu două opțiuni de plată, Flexibil sau Anual. Un plan flexibil reprezintă o perioadă de o lună și permite modificarea sau renunțarea oricând la serviciu sau la unii utilizatori, costul calculându-se pe zile-utilizator (deci se plătește pentru fiecare utilizator în funcție de câte zile a fost contul creat). Planul anual este un contract pe un an și nu permite renunțarea sau scăderea numărului de utilizatori înainte de termen. Cele 3 planuri disponibile pentru serviciul G Suite și în cadrul ofertei nostre sunt:

• Basic
• Business
• Enterprise

În tabelul de mai jos vom face o scurta analiză a pachetelor și a beneficiilor oferite:

Actualizare: prețurile Google Workspace au fost mărite între timp.

De ce este G Suite soluția potrivită pentru tine?

În momentul de față comunicarea și transmiterea de informații se realizează în mare parte la nivel online. Globalizarea poate face ca aria de clienți a companiei tale să depășească granițele țării, situație în care ai nevoie de o soluție rapidă și eficientă de comunicare. Cu ajutorul G Suite vei putea printre altele să:

• Partajezi documente în siguranță
• Optezi pentru spațiu de stocare de minim 30 GB
• Creezi grupuri de email pentru fiecare departament în parte
• Manipulezi și transferi simplu adresele de mail
• Coordonezi eficient echipa cu ajutorul unui calendar comun
• Creezi și/sau elimini utilizatori, în funcție de necesități
• Controlezi și asiguri accesul utilizatorilor la anumite servicii din cadrul G Suite
• Urmărești tendințele și practicile utilizatorilor legate de autentificări sau activități administrative

Toate cele enumerate mai sus nu fac decât să aducă anumite beneficii și pentru partea de management. Va exista un cont de administrator care se ocupă de crearea și mentenanța conturilor aferente. Nu va mai fi nevoie de conturi separate pentru fiecare serviciu pe care dorești să îl implementezi în cadrul firmei. Ca și manager al unei companii, utilizând G Suite te vei putea bucura de:

• Angajați eficienți care au la îndemână soluții profesionale;
• Comunicare eficientă în cadrul companiei și din cadrul companiei cu clienții sau colaboratorii;
• Economisirea cheltuielilor aferente posibilelor deplasări ale angajaților la client sau la diferite întruniri;
• Clienți care sunt la curent cu toate noutățile și ofertele din cadrul firmei;
• Utilizarea unui serviciu cu o reputație foarte bună la nivel mondial, cu milioane de utilizatori;

Dacă decizia finală este aceea de a utiliza de acum înainte serviciile G Suite iată și câteva practici utile și recomandate pentru acest serviciu:

1. Utilizează parole cât mai complexe și ia in calcul autentificarea în doi pași pentru securitate sporită;
2. Evită operațiunile de tip bulk atunci când efectuezi anumite operațiuni în cont pentru a asigura o funcționare corespunzătoare. De exemplu, ștergerea sau arhivarea emailurilor se poate face treptat selectând maxim 100 de elemente o dată;
3. În cazul în care un cont este compromis acționează imediat. Modifică parola acelui cont și atenționează deținătorul pentru a scana și securiza dispozitivele de pe care a accesat contul. O practică foarte exactă pentru astfel de situații este recomandată chiar de cei de la Google și o poți vizualiza aici;
4. Creează alerte prin care să fii informat când se produc modificări într-un anumit cont. De exemplu, poți fi alertat în momentul în care o resursă internă din Google Drive este partajata cu cineva din afara companiei;
5. Activează backup-ul și sincronizarea automată a fișierelor stocate locate pe calculator cu Google Drive. Vei avea în acest fel tot timpul fișierele updatate la zi;
6. Utilizează Security health din panoul de administrare pentru a analiza situația actuală a securității și pentru a fi îndrumat care sunt aspectele care pot fi îmbunătățite;
7. Ca și administrator ai posibilitatea de a analiza conturile utilizatorilor și poți identifica ușor care dintre aceștia sunt ținta unor atacuri de tip phising de exemplu. Făcând această analiză periodic ai posibilitatea să previi și să eviți posibilele probleme;
8. Deși există un antivirus de la Google care scanează emailurile, activează întotdeauna opțiuni suplimentare de securitate cum ar fi DMARC, SPF și DKIM. Având toate acestea activate vei avea siguranța că emailurile sunt livrate la timp către clienți și atât ei, cât și angajații se pot bucura de o securitate sporită;
9. Security Repors din consola de administrare îți oferă informații prețioase legate de practicile utilizatorilor și dacă aceștia pot pune in pericol integritatea datelor. Vei putea vedea o gamă largă de informații, inclusiv despre utilizatorii care împărtășesc fișiere și care instalează aplicații externe;
10. Creează un plan de raportare incidente astfel încât utilizatorii care au probleme să le poată raporta în cel mai scurt timp;

Testează gratuit G Suite

În cazul în care ești interesat de noul serviciu pe care îl oferim sau ai întrebări suplimentare, nu ezită să ne contactezi. Poți analiza oferta noastră Google G Suite și testa gratuit timp de 30 de zile această soluție.

Îți transferăm gratuit mesajele din căsuțele tale de email la G Suite și beneficiezi de asistență tehnică non-stop în limba română, telefonic sau prin email, plus alte beneficii.

Dacă ți-am stârnit interesul și dorești noul produs pe care îl avem în oferta noastră, nu ezita să ne contactezi prin cadrul departamentului de suport sau lasă-ne un comentariu la acest articol și vom răspunde oricăror întrebări sau nelămuriri.